Visão geral
Uma gestora de fundos com aproximadamente R$ 250 milhões em ativos enfrentava um gargalo crítico: sua equipe financeira gastava a maior parte do dia reconciliando manualmente extratos bancários, posições de custódia e registros internos espalhados em múltiplos sistemas.
Com prazos regulatórios apertados e auditorias frequentes, o risco de erro humano era alto e o custo operacional crescia junto com a carteira. A gestora buscava uma solução que mantivesse a conformidade, acelerasse o fechamento mensal e liberasse sua equipe para análises estratégicas.
Problema
O processo de conciliação envolvia downloads manuais de arquivos de múltiplas custodiantes, cruzamento em planilhas e envio de e-mails para correção de divergências tudo feito à mão.
A equipe operava no limite nos dias de fechamento, e qualquer erro passava pelo menos 24h sem ser detectado.
A solução incluiu:
- Downloads manuais de extratos de 8 custodiantes diferentes
- Cruzamento em planilhas Excel sem versionamento ou auditoria
- Alertas de divergência chegavam com horas de atraso
Abordagem
Implementar uma camada de automação conectada aos sistemas de custódia, ERP e CRM da gestora.
O agente de I.A processa automaticamente os dados de todas as fontes, executa as reconciliações e escala somente as exceções reais para revisão humana.
A solução incluiu:
- Ingestão automatizada de extratos: Conexão direta via API e SFTP com todas as custodiantes e bancos. Os arquivos são processados automaticamente assim que disponibilizados, sem intervenção humana.
- Motor de conciliação com I.A: Algoritmo de matching inteligente que cruza posições, movimentos e saldos em tempo real, identificando divergências com categorização automática por tipo e criticidade.
- Alertas e triagem inteligente: Notificações instantâneas enviadas ao responsável certo via Slack ou e-mail, com contexto completo da divergência e sugestão de ação para resolução rápida.
- Relatórios regulatórios automatizados: Geração automática dos relatórios exigidos pelos órgãos reguladores, com dados já conciliados e trilha de auditoria completa para cada período.
Isso reduziu os pontos de contato manuais em mais de 50% e criou um ambiente de trabalho mais consistente e escalável.low across the organization.
Resultado
Em menos de 60 dias após a implantação, a gestora operava com conciliação em
tempo real.
O fechamento mensal caiu de 3 dias para menos de 4 horas, e os analistas passaram a dedicar seu tempo a análises de risco e de portfólio de maior valor.
Os resultados foram imediatos e mensuráveis:
Os agentes de crédito conseguiram mudar o foco para tarefas de maior valor, permitindo tomadas de decisão mais rápidas, maior produtividade e uma experiência geral mais tranquila para o cliente.
Antes x Depois
A diferença que a automação faz
Processo Manual
- 4h diárias de downloads e cruzamento em planilhas
- Alertas de divergência com horas de atraso
- Fechamento mensal em 3 dias com retrabalho frequente
- Risco constante de erro humano em dados críticos
- Relatórios regulatórios produzidos manualmente
Fluxo de trabalho automatizado
- Ingestão e conciliação em tempo real, 24/7
- Alertas instantâneos com contexto e sugestão de ação
- Fechamento mensal em menos de 4 horas
- Trilha de auditoria completa e automática
- Relatórios regulatórios gerados automaticamente